Giden Öğrenci Staj Hareketliliği
ERASMUS+ STAJ HAREKETLİLİĞİ FAALİYETİ (TRAINEESHIP)  2016-2017 DÖNEMİ
 
Erasmus+ Staj Hareketliliği Faaliyeti kapsamında 2016-2017 Akademik yılında yurt dışına gidecek öğrencilerimizin yapacakları işlemler hakkında bilgi notu:

Erasmus+ Programı kapsamında staj hareketliliğinden yararlanarak eğitiminizin bir bölümünü yurt dışında geçireceksiniz. Bu Programa katılarak eğitiminizi güçlendirecek, kültürel zenginliğinizi artıracak ve mezuniyet sonrası hayatınız için çok değerli tecrübeler kazanacaksınız.

Bu bilgi notunda bundan sonra yapılması gerekenler ve sizler için önem taşıyan bilgiler yer almaktadır. Bu bilgi notunu çok dikkatli şekilde okumanızı önemle rica ediyoruz.

Erasmus+ Staj Hareketliliği ile herhangi bir işletme/üniversiteye yerleştirilen öğrencilerimiz,  gideceği işletme/üniversite hakkında bilgi konaklama olanağı ve ücreti, bulunduğu ülke ve şehir, aylık ortalama gider ve ulaşım hakkındaki her türlü bilgiyi edinmekten sorumludurlar.

 

Erasmus+ Staj Hareketliliği için zorunlu sigortalar

-Genel Sağlık Sigortası

-Mesuliyet (sorumluluk) Sigortası

-Kaza Sigortası

  1. Staj hareketliliğini gerçekleştireceğiniz kuruluştan almış olduğunuz davet/kabul mektubunu Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Şube Müdürlüğüne teslim ediniz.
  2. Staj Hareketliliği için Öğrenim Anlaşmasını (Learning Agreement for Traineeships) Erasmus Fakülte/Bölüm/Yüksekokul/Enstitü Koordinatörünüz ile birlikte  1 nüsha olarak hazırlayınız.
  3. Staj Hareketliliği için Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement for Traineeships)  staj faaliyetinde yerleştirme süresince yapılacak çalışma programına ilişkin kişisel bir eğitim anlaşmasıdır ve çalışma programı, beceri, yeterlilikler, öğrenim çıktıları, staj faaliyetinin öğrencinin diploma programı ile ilgisi, usta öğretici düzenlemeleri ve faaliyetin tamamlanması sonrası sağlanacak akademik tanınma vs. gibi konulara ait bilgileri içeren kişiye özel bir belgedir.
  4. Önce sizin sonra Erasmus Fakülte/Bölüm/Yüksekokul/Enstitü Koordinatörü tarafından imzalanacak Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement for Traineeships) belgesinin, Akademik Koordinatör tarafından imzalanması/mühürlenmesi için en az 2 hafta önceden  Bölüm/Fakülte/Yüksekokul/Enstitü Kurul Kararı ve resmi üst yazı ile Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Şube Müdürlüğüne gönderilmesi gerekmektedir.
  5. İmzaları ve mühürleri tamamlandıktan sonra Staj Hareketliliği için Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement for Traineeships) belgesini Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Şube Müdürlüğünden alıp karşı kuruma gönderiniz.
  6. Erasmus öğrencisi olarak yurt dışına çıkmadan önce,  Staj Hareketliliği için Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement for Traineeships)  belgenizin gideceğiniz  işletme/üniversite tarafından imzalı ve mühürlü olarak  onaylanmış  olması gerekmektedir. Staj Hareketliliği için Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement for Traineeships) belgesi onaylanmış olarak geri dönmeyen öğrencilerle Erasmus hibe sözleşmesi imzalanmayacaktır.
  7. Staj Hareketliliği için Öğrenim Anlaşmasında (Learning Agreement for Traineeships)  yapılması gerekli görülen herhangi bir düzeltmenin öğrencinin misafir olunan kuruluşa varmasını takiben 1 ay içinde "Learning Agreement for Traineeships-During the Mobility" belgesinin kullanılarak tamamlanması ve resmileştirilmesi gereklidir. Staj Hareketliliği için Öğrenim Anlaşmasında (Learning Agreement for Traineeships) yapılması gerekli görülen ve sonradan ortaya çıkan herhangi bir değişiklik üzerinde bütün tarafların mutabık kalması ve söz konusu değişikliğin uygulanması gereklidir.
  8. Staj Hareketliliği Faaliyetinden yararlanan tüm öğrenciler için Avrupa Komisyonu tarafından Online Dil Desteği sağlanmaktadır. 2016-2017 döneminde bu destek öğrencilere İngilizce, Almanca, Fransızca, İspanyolca, İtalyanca ve Hollandaca dillerine ilaveten Çekçe, Danca, Yunanca, Lehçe, Portekizce ve İsveççe dillerinde de sunulmaktadır. Online dil desteği öğrencilerin girmekle yükümlü olduğu sınavlar ve Online dil kursu desteğini içermektedir. Staj hareketliliği gerçekleştirmek için seçilmiş öğrenciler, faaliyetlerine başlamadan önce ve faaliyetlerini tamamladıktan sonra ayrı ayrı olmak üzere, Online Dil Desteği sistemi üzerinden staj faaliyetinin gerçekleştirildiği dilden sınav olurlar. Sınavlar öğrencilerin seçilmiş olma durumlarını etkilememektedir. Faaliyet öncesi ve sonrası yapılan sınavlar öğrencinin faaliyetleri süresince dil yeterliliklerinde meydana gelen değişimi gözlemlemek amacıyla yapılmaktadır. Her iki sınav da zorunludur. Sınav hakkında bilgi almak için Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Şube Müdürlüğü ile temasa geçiniz. Sınavı tamamlamayan öğrencilerle hibe sözleşmesi imzalanmayacaktır.
  9. Dil sınavına girdikten sonra sınav sonuçlarınıza göre yurt dışında bulunduğunuz süre boyunca Online Dil Desteği sistemi üzerinden online dil kurslarına katılacaksınız. Sınava girdiğiniz dil ile kurs alınan dil aynı olmalıdır. Dil kursu süresi faaliyet süresine göre belirlenir. Dil kursu hakkında bilgi almak için Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Şube Müdürlüğü ile temasa geçiniz.
  10. Başvuru sürecinde en önemli aşamalardan birisi de gideceğiniz ülke/şehirde kalacağınız yerin ayarlanmasıdır. Kalacağınız yeri bulma sorumluluğu size aittir.
  11. Öğrenci İşlerinden alacağınız 1 adet “İngilizce Transkript “ belgesini Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Şube Müdürlüğüne teslim ediniz.
  12.  “Öğrenci Bilgi Formu” nu, üzerindeki açıklamalar ve Kodlar Tablosu (ISCED-F 2013 Code Table) doğrultusunda elektronik ortamda doldurunuz ve basılı kopyasını Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Şube Müdürlüğüne teslim ediniz. El yazısı ile ve eksik doldurulan formlar kabul edilmeyecektir.
  13. 25 yaş üstü öğrencilerin Harçsız Öğrenci Pasaportu çıkartmak için Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Şube Müdürlüğünden yazı alması gerekmektedir. 25 yaşın altındaki öğrencilerin işlemlerini Emniyet Müdürlüğüne başvurarak yapmaları gerekmektedir. Ayrıca bu süreçte gideceğiniz ülke konsolosluğu ile temasa geçiniz ve vize için gerekli belgeleri öğreniniz.
  14. Yurt dışındaki kuruluştan aldığınız kabul mektubu (acceptance letter) ile vize işlemlerine başlayınız. Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Şube Müdürlüğünden, başvuru yapacağınız Büyükelçilik /Konsolosluk yazılarını alınız. Kabul mektubu gelmeyen öğrencilere Büyükelçilik /Konsolosluk yazıları verilemeyecektir. Vize alma sorumluluğu size aittir. Vize işlemlerinin uzun zaman aldığını göz önünde bulundurarak işlemlere zamanında başlayınız.
  15. Vizenizi aldıktan sonra mutlaka vize fotokopisi ile birlikte Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Şube Müdürlüğüne başvurun ve üniversite ile sözleşme belgesini imzalayınız. Size hibenizin aktarılabilmesi için bu sözleşmeyi imzalamanız gerekmektedir. Sözleşme mutlaka vizenizi aldıktan sonra imzalanacaktır.
  16. Sözleşme sırasında size “Statement“ belgesi verilecektir. Bu belge gittiğiniz kuruluşta kaldığınız süreyi gösteren katılım sertifikasıdır. Bu belgenin gittiğiniz kuruluş tarafından doldurulması, imzalanması ve mühürlenmesi gerekmektedir. Öğreniminizi tamamlayıp geri döndüğünüzde bu belgenin orijinalinin Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Şube Müdürlüğüne teslim edilmesi gerekmektedir. Sizlere ödenecek toplam hibe miktarı “Statement “ belgesinde yazan süreye göre hesaplanacaktır. Erasmus döneminizi tamamlayıp Türkiye’ye döndüğünüzde, pasaport fotokopinizin alınarak ülkeye giriş çıkış tarihlerinize bakılacağını unutmayınız. Staj hareketliliğinde asgari süre lisans, yükseklisans ve doktora öğrencileri için 2 tam aydır (60 gün) ve faaliyet süresinin kesintisiz gerçekleşmesi gerekmektedir. Öğrenci 2 ay içerisinde kesinlikle Türkiye'ye dönüş yapamaz ve bulunduğu ülkeden farklı ülkelere seyahat edemez. Yani öğrencilerin faaliyetlerinin geçerli sayılması için 2 tam ayı (60 gün) doldurmaları zorunludur.
  17. Staj faaliyetinize başlayacağınız kuruma ulaştıktan sonra karşı kurumunun yetkililerine “STATEMENT” belgenizin “Arrival” kısmını imzalatarak e-mail ya da faks yoluyla (Faks numaramız: +90 232 311 43 55) bize ulaştırmanız gerekmektedir. Erasmus öğreniminiz sona erdikten sonra Statement belgenizin  “Departure” kısmını imzalatıp aslını mutlaka beraberinizde getirmelisiniz. Belgenin üzerindeki imza tarihi ile Arrival ve Departure tarihlerinizin arasındaki süre beş günü geçmemelidir. Üzerinde okunaksız yazı, düzeltme, daksil, imza veya mühür eksikliği gibi problemleri olan belgeler kabul edilmemektedir. Döndükten sonra Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Şube Müdürlüğü teslim edeceğiniz Statement belgesi üzerinde yukarıda belirtilen gerekliliklere aykırı bir durum olması halinde sizden yeni bir belge hazırlamanız istenecektir. Bu sebeple olası hataları düzeltebilmek adına giderken yanınızda boş Statement belgesi bulundurmanızı ya da web sitemizden indirmenizi tavsiye ederiz. (www.eu.ege.edu.tr => Dönen Öğrenci Hareketliliği)
  18. Ege Üniversitesinde kadrolu olan lisansüstü öğrenciler “Resmi Görevlendirme Belgesi“ alacaklardır ve bu belgenin bir kopyasını Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Şube Müdürlüğüne teslim edeceklerdir. Ayrıca, yurt dışına çıkmadan önce bağlı bulundukları Enstitüye dilekçe ile bilgi vererek Erasmus programı ile yurt dışında çalışma yapacaklarını belirtmelidirler.
  19. Erasmus+ Staj Hareketliliği Faaliyetine katılan tüm öğrencilerin ilgili faaliyet türlerine göre zorunlu olan sigortalarını yaptırmaları gerekmektedir. Yaptırdığınız sigorta belgelerinin bir kopyasını Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Şube Müdürlüğüne teslim ediniz. Zorunlu olan üç sigortayı yaptırmayan öğrencilerimizle hibe sözleşmesi imzalanmayacaktır.
  20. Halk Bankası Bornova Şubesinde kendi adınıza vadesiz EURO hesabı açtırınız. Hesap Cüzdanının fotokopisini Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Şube Müdürlüğüne bırakınız. Hesap mutlaka sizin adınıza olmak zorundadır ve hesap numarası bırakmayan öğrencilerin hibeleri aktarılmayacaktır.
  21. Staj hareketliliğine katılan öğrencilere ödemeleri iki taksitte yapılır. Öğrenci karşı kuruma gitmeden önce ilk ödeme olarak gitmesi öngörülen süreye göre hesap edilen toplam hibesinin ilk ödemesi (planlanan faaliyet döneminin tamamı için hesap edilen hibenin en çok %80’ine kadar olan bir miktar) verilir. İkinci taksit staj dönemi sonunda, öğrenciye verilen “katılım belgesi”nde yer alan kesin gerçekleşme süresi dikkate alınarak yapılır. Öğrenim dönemi tamamlandığında, yurt dışında kalınan fiili süre (katılım belgesinde yer alan süre) ve öğrencinin sorumluluklarını yerine getirme düzeyine bakılarak öğrencinin toplam hibesi yeniden hesap edilir. Hibe hesaplamalarında katılım sertifikasındaki kalınan süreye hareketliliğin başlangıç ve bitiş günleri de dahil edilir. Staj Hareketliliği için Öğrenim Anlaşmasında (Learning Agreement for Traineeships) belirlenen staj programını takip etmeyen veya diğer çalışmalara katılım sağlamayarak başarısız olan öğrencinin kalan ödemesinin kısmen veya tamamen yapılmaması veya yapılmış bulunan ödemesinin iadesinin istenmesi hakkı saklıdır. Üniversite, sorumluluklarını yerine getirmeyen ve/veya başarısız öğrencilerin hibelerinde kesinti yapabilir. Kesinti miktarı %20 ile %100 arasında, üniversitenin takdirindedir. (ASGARİ SÜRE 60 GÜNDÜR!) Asgari süreden mücbir bir sebep olmadan kısa kalan öğrenciler stajlarını tamamlamış olsalar bile ASLA hibe talep edemezler.
  22. Öğrencilerin, zorunluluk nedeniyle (ailevi sebepler, sağlık sebepleri gibi) planlanan hareketlilik faaliyeti döneminden erken dönmesi durumunda, öğrencinin yurt dışında kaldığı süre karşılığı hibe miktarı öğrencide bırakılmak üzere, fazladan ödenen hibenin iadesi istenir. Öğrencinin belgelendirilmiş gerekçe (sağlık raporu vb.) göstermeksizin faaliyet dönemini tamamlamaması halinde ise, bütün hibe geri alınır. 28 Şubat 2018 tarihine kadar dönüş belgelerini teslim etmeyen öğrencilerin, hareketlilik dönemleri geçersiz sayılır ve öğrenci hibe hak edemez.
  23. Öğrencilik haklarınızın devam etmesi için Ege Üniversitesindeki katkı payınızı (yatırması gerekenler) yurt dışında olduğunuz süre içinde ödeyerek boş kayıt yaparak kaydınızı yenilemeniz gerekmektedir. Konu ile ilgili soru ve sorunlarınızı lütfen ofisimize değil Fakülte/Bölüm Koordinatörlerinize ve Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına iletiniz.
  24. Erasmus öğrencisi olarak seçildiniz ancak farklı nedenlerden dolayı yurt dışına gitmeme kararı aldıysanız, mutlaka Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Şube Müdürlüğüne bilgi veriniz ve iptal durumunda bölümünüze dilekçe vererek Bölüm/Fakülte/Yüksekokul/Enstitü Kurul Kararı ve resmi üst yazı ile dilekçenizin bize iletilmesini sağlayınız.
    Seçildiği halde Erasmus+ staj hareketliliğine katılmaktan vazgeçen öğrencilerin 28 Nisan 2017 Cuma gününe kadar feragat için  Fakülte Bölümlerine bildirimde bulunmaları gerekmektedir ve bu süre dahilinde feragat bildiriminde bulunulmaması halinde, öğrencinin daha sonraki herhangi bir Erasmus hareketliliği başvurusundan -10 puan düşülecektir.
  25. Erasmus sürecinde her türlü sorununuzda öncelikle bölüm Akademik koordinatörünüz ve sizinle ilgilenen Erasmus Uzmanı ile mutlaka temasa geçmenizi ve kararlarınızı tahminlere ve duyumlara göre değil, alacağınız doğru bilgilere göre vermenizi rica ederiz.
  26. Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Şube Müdürlüğünün sizlere ilan edeceği "Oryantasyon Programı"nı takip ediniz. Bu programa katılım zorunludur. Katılmayan öğrenciler, programda verilen bilgi ve başvuru prosedürü ile ilgili sorumluluğu üstlenmiş kabul edilecektir.

 

ÖNEMLİ NOT: Hareketlilik dönemini tamamlayan öğrencilerin döndükten sonra teslim etmeleri gereken belgeleri 28 Şubat 2018 tarihine kadar tamamlamaları gerekmektedir. Belgeleri tamamlamayan öğrencilerin hareketlilik dönemleri geçersiz sayılır ve bu öğrenciler hibe hak edemez.